Seria și numerotarea facturilor la PFA: cum emiți prima factură în 2026

Cuprins

1. Ce spune legea despre seria și numărul facturii
2. Cum îți alegi seria și numărul de start
3. Ce trebuie să conțină o factură
4. Până când emiți factura
5. Prima factură, pas cu pas
6. PFA scutit de TVA: ce scrii pe factură
7. Factura în valută
8. RO e-Factura pentru prima ta factură
9. Greșeli frecvente
10. Întrebări frecvente

Prima factură a unui PFA trebuie să aibă un număr de ordine care o identifică în mod unic, într-una sau mai multe serii proprii, și să conțină datele cerute de Codul fiscal: furnizorul, clientul, descrierea serviciului sau a bunului, valoarea și, dacă ești scutit de TVA, o mențiune în acest sens. Legea nu îți impune un format anume pentru serie și nici o lungime a numărului, dar cere ca numerotarea să fie secvențială și ușor de urmărit. În 2026, facturile PFA-urilor cu cod de identificare fiscală intră, în plus, în RO e-Factura și se transmit în cel mult 5 zile lucrătoare de la emitere.

Mai jos vezi ce spune legea despre serie și număr, cum îți alegi numărul de start, ce conține obligatoriu o factură, până când o emiți și cum arată prima ta factură, pas cu pas. Pentru regulile complete ale sistemului electronic, sancțiuni și fluxul prin SPV, vezi ghidul RO e-Factura; pentru ansamblul obligațiilor PFA, ghidul de contabilitate PFA.

Ce spune legea despre seria și numărul facturii

Codul fiscal cere, la art. 319 alin. (20) lit. a), un „număr de ordine, în baza uneia sau a mai multor serii, care identifică factura în mod unic”. Din text rezultă trei lucruri practice: poți folosi o singură serie sau mai multe, fiecare factură are un număr propriu, iar combinația serie plus număr nu se repetă niciodată.

Codul fiscal nu spune mai mult. Regula de organizare internă vine din reglementările contabile: ordinul ministrului finanțelor nr. 2634/2015 cere ca documentele să aibă număr de ordine sau serie, atribuite secvențial, potrivit unui regim intern de numerotare stabilit de entitate, care precizează numărul sau seria de la care se emite primul document pentru fiecare exercițiu. Ordinul face referire expresă și la persoanele fizice autorizate care țin evidența în partidă simplă.

În schimb, nu există o regulă oficială privind formatul seriei (litere, lungime), repornirea numerotării la început de an sau anularea unui număr. Alege o regulă simplă, scrie-o undeva și respect-o. Când ai dubii, întreabă contabilul înainte să emiți, nu după.

Cum îți alegi seria și numărul de start

Pentru un PFA cu volum mic, cea mai simplă variantă este o singură serie, cu numere crescătoare. De exemplu, seria PFA și numerele 0001, 0002, 0003, în ordinea emiterii. Programul de facturare numără singur; important este să nu intervii manual pe numere și să nu creezi două facturi cu același număr.

• Numărul de start poate fi 1 sau orice alt număr din seria ta; contează să fie unic și crescător.
• Seriile multiple sunt permise, de exemplu una pentru servicii și una pentru produse, dar nu aduc nimic dacă ai puține facturi.
• Fără goluri neexplicate: dacă un număr nu a fost folosit, păstrează un document intern care explică de ce.
• Aceeași regulă pe tot parcursul exercițiului, ca să poți dovedi ușor continuitatea numerotării.

Ce trebuie să conțină o factură

Lista completă este în art. 319 alin. (20) din Codul fiscal. Pentru un PFA, la prima factură, esențiale sunt:

• numărul de ordine, în baza seriei tale, și data emiterii;
• data livrării sau prestării, dacă diferă de data emiterii;
• numele, adresa și codul de identificare fiscală al tău, ca furnizor, și, dacă ești înregistrat în scopuri de TVA, codul de TVA;
• numele, adresa și codul de înregistrare fiscală al clientului, atunci când acesta este persoană impozabilă sau persoană juridică;
• denumirea bunurilor sau a serviciilor și cantitatea;
• baza de impozitare, prețul unitar fără taxă și eventualele reduceri;
• cota de TVA și suma de TVA, în lei, sau mențiunea de scutire.

Factura poate fi pe hârtie sau electronică, iar semnătura și ștampila nu sunt obligatorii. Facturile simplificate sunt permise doar sub anumite condiții și până la o valoare limitată, așa că pentru clienți firme folosește factura completă.

Până când emiți factura

Factura se emite pentru fiecare livrare sau prestare, dar și pentru avansurile încasate. Termenul este cel mult a 15-a zi a lunii următoare celei în care ia naștere faptul generator, adică livrarea sau prestarea. În practică, pentru un serviciu prestat în martie, factura poate fi emisă până la 15 aprilie. Pentru avansuri, regula este aceeași: a 15-a zi a lunii următoare încasării.

Termenul de emitere nu se confundă cu termenul de transmitere în RO e-Factura, care curge separat și este de 5 zile lucrătoare de la emitere, dar nu mai mult de 5 zile lucrătoare de la termenul-limită de emitere.

Prima factură, pas cu pas

1. Alege seria și numărul de start și notează regula internă de numerotare.
2. Verifică datele clientului: denumirea, adresa și codul fiscal, așa cum apar în registrele oficiale.
3. Descrie clar serviciul sau bunul, cu cantitatea și prețul fără taxă.
4. Dacă nu ești plătitor de TVA, trece mențiunea de scutire; dacă ești, calculează cota și suma de TVA.
5. Emite factura și transmite-o în RO e-Factura, în termenul de 5 zile lucrătoare.
6. Când încasezi suma, trece încasarea în registrul de încasări și plăți, cu trimitere la factură.

PFA scutit de TVA: ce scrii pe factură

Dacă cifra de afaceri nu depășește plafonul de 395.000 lei, valabil din 1 septembrie 2025, poți aplica regimul special de scutire. Pe factură trebuie să existe, potrivit art. 319 alin. (20) lit. l), trimitere la dispozițiile legale aplicabile sau altă mențiune din care rezultă scutirea. Formularea uzuală este „scutit de TVA conform art. 310 din Codul fiscal”; este o practică, nu un text impus de lege. Dacă te apropii de plafon, urmărește-l încă din primele luni: află când devii plătitor în ghidul despre plafonul de TVA în 2026.

Factura în valută

Poți exprima prețul în orice monedă, dar taxa pe valoarea adăugată trebuie înscrisă în lei, la cursul prevăzut de Codul fiscal. Dacă ești scutit de TVA, nu ai de calculat TVA, dar pentru registrul de încasări și plăți și pentru Declarația unică suma se înregistrează în lei, la cursul BNR din ultima zi bancară anterioară operațiunii.

RO e-Factura pentru prima ta factură

Sistemul național RO e-Factura acoperă facturile către firme, către persoane fizice și către instituții publice. Un PFA înregistrat la ONRC are cod de identificare fiscală și, potrivit actelor în vigoare, transmite facturile prin sistem în 5 zile lucrătoare de la emitere. Legea nr. 88/2026 a trecut însă într-un regim opțional persoanele identificate fiscal prin codul numeric personal, pentru care obligația nu se aplică, dar care se pot înscrie în Registrul RO e-Factura. Încadrarea depinde de modul în care ești identificat fiscal, așa că verifică împreună cu contabilul și pe pagina RO e-Factura de pe anaf.ro în ce categorie intri înainte de prima factură.

Pentru accesul la sistem ai nevoie de contul tău în SPV. Facturile B2B netransmise în sistem pot atrage amendă de 15% din valoarea facturii pentru emitent și pentru destinatar, iar netransmiterea în termen se sancționează separat. Detaliile sunt în ghidul e-Factura.

Greșeli frecvente

• două facturi cu același număr, de obicei din cauza unui program de facturare folosit în paralel;
• numere sărite fără nicio explicație documentată;
• factură fără mențiunea de scutire, la un PFA neplătitor de TVA;
• date greșite ale clientului, care se descoperă abia când factura trebuie corectată;
• factura emisă corect, dar netransmisă la timp în RO e-Factura;
• încasarea neînregistrată în registru, deși factura figurează în sistem.

Întrebări frecvente

Pot folosi mai multe serii de facturi la un PFA?

Da. Codul fiscal cere un număr de ordine „în baza uneia sau a mai multor serii”, deci poți folosi o singură serie sau mai multe, atâta timp cât fiecare factură este identificată în mod unic.

Trebuie să repornesc numerotarea în fiecare an?

Legea nu impune acest lucru. OMFP 2634/2015 cere ca regimul intern de numerotare să precizeze numărul sau seria de la care se emite primul document pentru fiecare exercițiu, deci decizi tu, dar rămâi consecvent.

Până când emit factura după ce am prestat serviciul?

Cel târziu până la a 15-a zi a lunii următoare celei în care ai prestat serviciul sau ai livrat bunul. Pentru avansurile încasate, aceeași regulă: a 15-a zi a lunii următoare încasării.

Ce scriu pe factură dacă nu sunt plătitor de TVA?

Legea cere trimitere la dispozițiile aplicabile sau altă mențiune din care rezultă scutirea. Formularea uzuală este „scutit de TVA conform art. 310 din Codul fiscal”, valabilă cât cifra de afaceri rămâne sub plafonul de 395.000 lei.

Pot emite factura pe hârtie?

Codul fiscal permite factura pe hârtie sau electronică. Facturile care intră sub RO e-Factura trebuie însă transmise în sistem, în 5 zile lucrătoare de la emitere, deci în practică lucrezi cu un program de facturare conectat la sistem.