Evidența contabilă a PFA în 2026: registrul de încasări și plăți, normă de venit sau sistem real

Cuprins

1. Ce registre ții în sistemul real
2. Registrul de încasări și plăți: ce conține și cum îl completezi
3. Ce intră în registru și ce nu este venit fiscal
4. Cât păstrezi registrele și documentele
5. Norma de venit sau sistemul real: cum alegi
6. Două exemple de calcul
7. Greșeli frecvente la evidența PFA
8. Întrebări frecvente

Un PFA care aplică sistemul real ține în 2026 evidență contabilă în partidă simplă: registrul-jurnal de încasări și plăți, registrul-inventar și registrul de evidență fiscală, plus documentele justificative pentru fiecare operațiune. La norma de venit, obligația de evidență contabilă dispare, dar rămâne o parte din registrul de evidență fiscală, iar impozitul se calculează la norma stabilită pentru activitatea ta, nu la cheltuielile reale. Alegerea dintre cele două sisteme se face prin Declarația unică și te leagă doi ani fiscali consecutivi, așa că merită făcută cu cifrele în față.

Mai jos vezi, pe rând, ce conține registrul de încasări și plăți și cum îl completezi, ce se trece în el și ce nu este venit fiscal, cât păstrezi documentele și, la final, când câștigă norma de venit și când sistemul real, cu două exemple de calcul. Pentru imaginea de ansamblu a obligațiilor unui PFA, citește și ghidul de contabilitate PFA pe 2026.

Ce registre ții în sistemul real

Regula pornește de la Codul fiscal: în sistem real, venitul net este venitul brut minus cheltuielile deductibile, iar evidența se ține în partidă simplă sau, opțional, în partidă dublă. Pentru partida simplă, ordinul ministrului finanțelor nr. 170/2015 prevede două registre contabile și un registru fiscal:

• registrul-jurnal de încasări și plăți — în care treci cronologic toate încasările și plățile, prin bancă sau în numerar;
• registrul-inventar — în care înscrii bunurile, creanțele și datoriile la începutul activității, la sfârșitul exercițiului financiar și la încetarea activității;
• registrul de evidență fiscală — din care rezultă venitul brut, cheltuielile deductibile și venitul net al anului, pe baza căruia completezi Declarația unică.

Documentele justificative — facturi, bonuri fiscale, extrase de cont, contracte — rămân baza fiecărei înregistrări. Fără document, cheltuiala nu se poate deduce, oricât de reală ar fi.

Registrul de încasări și plăți: ce conține și cum îl completezi

Registrul se ține într-un singur exemplar și cuprinde fiecare operațiune, în ordine cronologică: data, documentul (felul și numărul), explicațiile, încasarea sau plata, separat pe numerar și bancă. Sumele se trec la valoarea din document, inclusiv TVA, iar la finalul fiecărei luni faci totalurile.

Nr.	Data	Document	Explicații	Încasări bancă	Plăți numerar	Plăți bancă
1	02.03.2026	Factura 0001, extras de cont	Încasare servicii consultanță	3.500	—	—
2	05.03.2026	Bon fiscal 458	Papetărie	—	120	—
3	10.03.2026	Factura furnizor 77, extras de cont	Abonament software	—	—	250
4	18.03.2026	Factura 0002, extras de cont	Încasare servicii	2.800	—	—
Total martie				6.300	120	250

Exemplul de mai sus este ilustrativ: coloanele reale sunt cele din modelul aprobat prin ordin, cu încasările și plățile defalcate numerar și bancă. Trei reguli practice contează mai mult decât aspectul tabelului:

• Operațiunile în valută se înscriu în lei, la cursul BNR din ultima zi bancară anterioară operațiunii, iar valoarea în valută se menționează în coloana de explicații.
• Fiecare rând se leagă de un document pe care îl poți găsi imediat; un rând fără document este un punct slab la un eventual control.
• Se completează la zi sau cel puțin lunar, nu o dată pe an: reconstituirea din memorie a douăsprezece luni de plăți produce erori exact acolo unde se calculează taxele.

Ce intră în registru și ce nu este venit fiscal

Registrul înregistrează banii care se mișcă, nu venitul fiscal. Încasările includ și aporturile proprii, creditele, despăgubirile, sponsorizările sau subvențiile, iar plățile includ restituirea aporturilor sau rambursarea creditelor. Codul fiscal precizează însă că unele dintre aceste sume nu se consideră venit brut — de exemplu aportul propriu sau creditul primit. De aceea, venitul din registrul de încasări și plăți nu se copiază automat în Declarația unică: se trece prin registrul de evidență fiscală, unde ajung doar încasările din activitate și cheltuielile deductibile.

Cheltuiala se deduce, ca regulă, în anul în care ai plătit-o, dacă este făcută în cadrul activității și justificată cu document. Cheltuielile mixte, precum telefonul sau autoturismul, au limite și condiții; discută-le înainte de cumpărare. Pentru plățile în numerar respectă și plafoanele legale de numerar.

Cât păstrezi registrele și documentele

Potrivit Legii contabilității nr. 82/1991, în forma publicată pe portalul legislativ, registrele obligatorii și documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul în care au fost întocmite. Alte acte normative pot impune termene speciale pentru anumite documente, de exemplu cele de personal, așa că, dacă ai angajați, confirmă termenele cu contabilul.

Norma de venit sau sistemul real: cum alegi

Norma de venit nu este pentru orice PFA. Se aplică activităților din nomenclatorul aprobat prin ordin al ministrului finanțelor, altele decât profesiile liberale, iar norma o stabilește anual direcția regională a finanțelor, la nivelul județului în care îți desfășori activitatea. Potrivit art. 69 din Codul fiscal, norma nu poate fi mai mică decât echivalentul a 12 salarii minime brute în vigoare la 1 ianuarie, adică 48.600 lei pentru veniturile din 2026. Normele fiecărui județ sunt publicate pe anaf.ro; verifică-o pe a ta înainte de decizie.

Ce se schimbă concret:

• La normă, venitul net este norma, indiferent de cheltuielile reale. Completezi doar partea de venituri din registrul de evidență fiscală și nu ai obligații de evidență contabilă. Rămân obligațiile de facturare, Declarația unică și urmărirea plafonului.
• În sistem real, ții cele trei registre, iar impozitul se calculează la venitul efectiv, adică încasări minus cheltuieli deductibile.
• Plafonul normei este de 25.000 de euro venit brut anual, la cursul mediu anual BNR din anul realizării venitului. Dacă îl depășești, treci obligatoriu la sistemul real din anul fiscal următor.
• Dacă ai și altă activitate independentă, sistemul real este obligatoriu.
• Opțiunea se exercită prin Declarația unică, e valabilă doi ani fiscali consecutivi și se reînnoiește dacă nu ceri revenirea. Cine începe activitatea în cursul anului optează prin Declarația unică depusă la termen.

La ambele sisteme se aplică impozitul de 10%, CASS de 10% și, de la un venit net de 12 salarii minime, CAS de 25%, cu pragurile calculate la salariul minim de 4.050 lei din 1 ianuarie 2026. Detaliile sunt în ghidul plafoanelor CASS și în ghidul Declarației unice.

Două exemple de calcul

Exemplele sunt ipotetice și presupun un PFA fără alte venituri, cu o normă de 48.600 lei, adică minimul legal pentru 2026. Norma reală depinde de activitate și de județ.

Exemplul 1 — cheltuieli mici. Încasări de 90.000 lei, cheltuieli de 30.000 lei.

• Sistem real: venit net 60.000 lei; CASS 6.000 lei; CAS 12.150 lei; impozit 10% × (60.000 − 12.150 − 6.000) = 4.185 lei. Taxe totale: 22.335 lei, deci îți rămân 90.000 − 30.000 − 22.335 = 37.665 lei.
• Normă de venit: CASS 4.860 lei; CAS 12.150 lei; impozit 10% × (48.600 − 12.150 − 4.860) = 3.159 lei. Taxe totale: 20.169 lei, deci îți rămân 39.831 lei.

La cheltuieli mici, norma costă mai puțin, cu aproximativ 2.166 lei.

Exemplul 2 — cheltuieli mari. Încasări de 90.000 lei, cheltuieli de 70.000 lei.

• Sistem real: venit net 20.000 lei; CASS pe baza minimă de 24.300 lei, adică 2.430 lei; CAS nu este obligatorie; impozit 10% × (20.000 − 2.430) = 1.757 lei. Taxe totale: 4.187 lei, deci îți rămân 15.813 lei.
• Normă de venit: aceleași taxe de 20.169 lei ar lăsa un rezultat negativ de aproximativ 169 lei după cheltuieli.

Concluzia: norma câștigă când cheltuielile reale sunt mici față de încasări, iar sistemul real când ele sunt mari. Rulează cifrele tale în simulatorul PFA, normă de venit sau SRL micro și compară și varianta SRL din ghidul PFA sau SRL în 2026.

Greșeli frecvente la evidența PFA

• completarea registrului o dată pe an, din memorie, în loc de lunar;
• rânduri fără document justificativ sau cu documente pe numele altei persoane;
• confundarea banilor din credit sau din aport propriu cu venitul brut;
• depășirea plafonului normei de venit fără să observi, urmată de trecerea tardivă la sistemul real;
• alegerea normei fără a compara cu cheltuielile reale, din cauza impresiei că „nu mai ai nimic de ținut”;
• neținerea registrului-inventar la început de activitate și la sfârșit de an.

Întrebări frecvente

Mai țin registrul de încasări și plăți dacă am norma de venit?

Nu. La norma de venit nu ai obligații de evidență contabilă; completezi doar partea de venituri din registrul de evidență fiscală. Rămân însă obligațiile de facturare, Declarația unică și urmărirea plafonului de 25.000 de euro venit brut anual.

Cum se trec în registru operațiunile în valută?

Se înscriu în lei, la cursul BNR din ultima zi bancară anterioară operațiunii, iar valoarea în valută se menționează în coloana de explicații, potrivit OMFP 170/2015.

Cât timp păstrez registrele și documentele PFA?

Potrivit art. 25 din Legea contabilității nr. 82/1991, în forma publicată pe portalul legislativ, 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor celui în care s-a încheiat exercițiul în care au fost întocmite. Alte acte normative pot impune termene speciale pentru anumite documente, de exemplu cele de personal.

Cum trec de la norma de venit la sistemul real?

Prin Declarația unică. Opțiunea pentru normă este valabilă doi ani fiscali consecutivi și se reînnoiește dacă nu ceri revenirea; dacă depășești plafonul de 25.000 de euro, treci obligatoriu la sistemul real din anul fiscal următor. Dacă ai și altă activitate independentă, sistemul real este obligatoriu.

Intră în registru banii din credit sau din aportul propriu?

Da, în registru se trec toate încasările și plățile, inclusiv aporturile și creditele. Codul fiscal precizează însă că unele dintre aceste sume nu constituie venit brut, așa că nu ajung în Declarația unică prin registrul de evidență fiscală.